I like to work; I like to be creative. I work in the entertainment industry where work may come up, and it may not, so I wanted to do something proactive. I’ve got a brain; I don’t want to just sit at home – I want to do as much as I can.

 

Louise Nurding, Brits muzikant

 

U geeft leiding aan een bedrijf, afdeling en dus aan mensen. Die mensen hebben net als U een taak binnen de onderneming. U verwacht dat ze werkzaamheden verrichten en dat daarmee resultaat bereikt wordt. Resultaat waar u op afgerekend wordt als het niet behaald is. Veel managers zien medewerkers als middel om taken uit te voeren waarvoor zij zelf de tijd niet hebben. Deze zienswijze leidt tot een vorm van delegeren die veel weg heeft van mensen taken geven. We delen de taken dan mede uit op basis van kennis, kunde, motivatie en tijd van de medewerker. We doen dit zo eerlijk mogelijk en ook gericht op het resultaat, want het werk moet gedaan worden. U ervaart dat dit wel goed werkt om taken af te krijgen maar dat het erg veel van uzelf vraagt en dat u na een vakantie bemerkt dat er veel niet gedaan is. U krijgt mensen aan uw bureau die u vragen om problemen op te lossen, of wat zij moeten doen met de vraag van een andere afdeling. Vergaderingen worden ervaren als vervelend en u merkt dat u hard moet ‘trekken’ om input te krijgen. Niemand heeft vragen. U vindt uw mensen re-actief en begrijpt niet goed waarom mensen zelf geen actie nemen, geen eigenaarschap claimen en niets besluiten. U gaat meer en vaker controleren en raakt vaker teleurgesteld. Met uw energieniveau gaat het bergafwaarts en u merkt dat u wat kribbiger bent en vaak zin heeft in een vrije dag. Uw eigen motivatie gaat eronder leiden, wat gemerkt wordt door uw medewerkers, die ook steeds minder werklust hebben, zo lijkt het. Ze wachten op opdrachten, ondernemen geen actie en kijken verwachtingsvol naar u voor een oplossing. Hoe krijg ik de pro-activiteit erin vraagt u zich af?

 

Wanneer zijn mensen pro-actief, of zelf-startend? Vaak zit hier een motivatie voor het doel achter. In bovenstaande beschrijving werken de medewerkers voor het doel van het bedrijf, of het doel van de manager. Motivatie en pro-activiteit zijn bij iedereen aanwezig, de vraag is waarvoor? Als u die laatste vraag beantwoord krijgt, begint het denkwerk. Hoe brengt u vraag en aanbod bij elkaar? Iedereen is ergens voor gemotiveerd en het is uw uitdaging die motivatie ten goede te laten komen aan de bedrijfsdoelstelling. Het helpt als die laatste geformuleerd is met de gewenste pro-activiteit in gedachte. Is het een omzet of aantallen doel? Een groeidoelstelling of een maatschappelijk doel? Het doel waarvoor mensen het meest gemotiveerd zijn is hun eigen doel. Iemand een doel geven is dan ook een potentiele killer voor pro activiteit. Mensen moeten kiezen voor het doel. Laat mensen zelf bepalen wat hun bijdrage kan zijn en ze zullen u verrassen met hun motivatie, initiatief en activiteiten. Het is dan ook prima om mensen bewust te maken van het feit dat kiezen voor een bedrijf ook kiezen is voor de koers, de visie en de cultuur van dat bedrijf. U mag als manager doelen formuleren en besluiten nemen, ook zonder inbreng van uw mensen. Als u besluit te stoppen met het leveren van een deel van het assortiment dan mag dat. De mensen hebben vervolgens de keus of ze nog voor het bedrijf willen werken of niet. Het is goed die motivatie regelmatig te controleren. U creëert pro-activiteit door de mensen zelf te laten aangeven voor welke taken zij gemotiveerd zijn en hen de kans te geven op hun eigen aanpak. Zelfs als u niet in die aanpak gelooft!

 

Als u besloten heeft dat uw mensen het net zo goed of beter kunnen dan u, kan de volgende gespreksstructuur u helpen. Als u nog steeds denkt dat u het zelf eigenlijk beter kunt brengt het u niets.

 

Laten we ervan uitgaan dat u besloten heeft een nieuwe markt te willen betreden. U bent commercieel manager bij een werving en selectie bureau en heeft besloten ook in de IT markt te stappen. Iets wat u voorheen afwees omdat u die markt te ingewikkeld vond. De afdelingsmanager van de afdeling techniek rapporteert aan u en heeft vijf medewerkers. U wilt IT aan zijn portefeuille toevoegen en één van zijn mensen full time laten werken aan deze markt. U heeft een omzetdoel van 300.000 euro voor het eerste jaar in gedachte.

 

Voorbereiding:

 

Stelt u zichzelf de vraag wat uw besluit is en ga pas in gesprek als dat besluit vast staat. Veel managers gaan over het besluit in discussie met hun medewerkers. Dat gaat u niet doen. Het is een weloverwogen gefundeerd besluit waar u misschien meerdere visies voor heeft geïnventariseerd, de valkuilen onderzocht en waar u achterstaat. U gaat de IT markt betreden.

 

Denk na over de vraag waarom u het niet zelf doet, waarom wilt u de afdelingsmanager motiveren deze taak op zich te nemen. Past het alleen in uw beeld of ook in dat van uw afdelingsmanager?

 

Omdat u pro activiteit wilt initiëren is het goed te bepalen wat u wilt bereiken met de afdelingsmanager. Wilt u dat hij meer en effectiever gebruik maakt van zijn sterke punten? Of wilt u hem helpen in zijn ontwikkeling? Wat motiveert deze specifieke medewerker het meest?

 

Zorg dat u de absolute bereidheid heeft de ander de ruimte te geven. Pro activiteit wordt vermoord als u laat merken de aanpak die uw medewerker voorstaat niet te zien zitten.

 

Uitvoering: het gesprek met uw afdelingsmanager:

 

1. Begin positief, met een persoonlijke waardering of oprecht compliment voor uw afdelingsmanager. Hiermee creëert u bij uzelf een positieve voorstelling en beïnvloedt u de ander positief. Het zal uw gesprek prettiger en aangenamer maken. Met een hogere bereidheid tot samenwerken.
2. Formuleer uw besluit/doel. Met zelfvertrouwen en geloof. Als een feit.
3. Vraag uw afdelingsmanager naar zijn geloof en enthousiasme voor het doel.
4. Spreek uw waardering uit als uw afdelingsmanager zijn enthousiasme en geloof etaleert.
5. Vraag: “wat is jouw idee om een succesvolle markttoetreding te realiseren?” Geef uw afdelingsmanager tijd en pleeg geen interventies. Geen sturing als de afdelingsmanager er 3 man op wil zetten of als hij het zelf wil doen of… U wilt een proactieve afdelingsmanager dus geef hem ruimte en parkeer uw eigen beeld! Op lang parkeren! Zijn idee maakt dat hij pro actief aan de slag gaat en initiërend en creatief gaat zijn. De uitvoering van uw idee maakt hem reactief en uitvoerend.
6. Vraag uw afdelingsmanager hoeveel tijd hij nodig heeft om een plan te maken. Geef hem de ruimte, zeg hier niet dat u binnen twee weken een plan verwacht. Dat is uw beeld en dat staat op lang parkeren, toch?
7. Maak een ruime vervolgafspraak. Vraag hoeveel tijd uw afdelingsmanager van u wilt om zijn plan te presenteren. Stel u op als coach, niet als beoordelaar.
8. Spreek na uw akkoord de evaluatiemomenten af om uw afdelingsmanager verder te ontwikkelen, hem bevestiging te geven, te complimenteren en bewust te maken van de kwaliteit van de voortgang in zijn beleving.

 

Laat u verassen: de medewerker is 10x meer gemotiveerd om proactief te werken aan zijn eigen idee dan aan dat van u!

Gepubliceerd op: 1 september 2014